DA/T 41-2008《原始地质资料立卷归档规则》档案行业标准全文与要点

标准概况

DA/T 41-2008《原始地质资料立卷归档规则》是中华人民共和国档案行业标准，由国土资源部提出，国家档案局归口，标准于2008年6月20日发布，2008年9月1日实施，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国矿产资源法》《地质资料管理条例》等法规以及GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》和有关地质勘查（察）规范要求制定，规定了原始地质资料的归档范围，卷内文件分类、编号、编目和立卷归档的一般原则。

归档范围与分类体系

档号编制规则

案卷内的原始地质资料以件为单位编制档号，档号由案卷号、卷内类别代号、件号三部分组成，结构为：案卷号+类别号+件号。案卷号由地质档案部门在立卷归档时赋予；类别号用10类资料的类别代号表示；件号在类内以件为单位从1开始编流水号，一件一号，采用4位阿拉伯数字表示，不足4位的前面填充0。示例：档号12345D0033中，12345为案卷号，D为卷内类别代号（代表成果底稿底图类），0033为件号。

编目要求

每一案卷应建立卷内文件目录及备考表，卷内文件目录包括卷内目录封面、目录索引表、文件目录和电子文件使用说明书等。案卷内原始地质资料按类目编排顺序在目录中登记，每一案卷内地质档案文件目录放在首位，地质档案文件目录及备考表不编件号。

纸质文件立卷要求

• 报告正文、附件幅面一般采用国际标准A4纸，附图册和附表册可为A4、A3幅面；大幅软质图件按A4或16开折成手风琴式，图面朝里、责任栏（图签）朝外
• 成册资料应有封面、扉页、目录页及页码，装订不应使用易锈蚀及易老化的材料，单册厚度一般不宜超过20mm
• 图件右下角应有图签，含题名、图号、顺序号、责任人、完成时间等；多拼图件在最后一张图右下角设图签
• 野外记录应使用适于野外记录并利于长期保存的书写材料，重要数据、素描图及其他主要图件均应着墨；不应使用圆珠笔、彩色笔等易褪笔迹的材料书写
• 计算机输出的文字材料和图件应首选激光打印机输出，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机
• 每一件原始地质资料应在右上角加盖档号章，图件在责任栏（图签）附近加盖档号章。

  电子文件立卷要求

  电子文件的数据组织形式应根据资料类别、数据成果特点确定：每一项地质工作的电子文档以一个独立的子目录置于根目录下，子目录名即为案卷号；一级子目录下按卷内类别建立二级子目录，名为案卷号+类别代号；必要时在二级子目录下按每一文件一个子目录建立三级子目录，名字与该件档号相同。同一案卷（或类目）的数据应存储在一张光盘（磁带、磁盘等）内，推荐采用只读光盘，不应使用软磁盘作为归档载体。电子文件一般不加密，如加密应将密钥同时归档；不宜压缩存储；格式采用通用标准格式便于数据交换和共享。存储载体上应附外标签，填写案卷号、载体号、题名、写入数据日期等。

  知识点总结

• 原始地质资料立卷归档有明确的时限要求：地质工作结束（包括中止）后3个月内完成立卷工作并向地质档案部门移交，验收合格后办理移交手续并发给原始地质资料归档合格凭证
• 合作开展的地质工作由主要承担方（或合同约定一方）负责立卷归档，协作方应将需归档资料送交归档责任方，以保持完整性
• 中途停止或阶段性完成的地质工作也应按标准要求立卷归档，并在备考表中注明工作中断原因和资料可供利用的程度
• 原始地质资料的密级、保密期限由形成单位依据国家有关保密规定确定并标注
• 档号的规范化编制（案卷号+类别号+4位件号）使每件原始地质资料在全馆乃至全国地质资料馆藏体系中具有唯一身份标识，是地质资料数字化管理和检索利用的基础。

  适用读者

  本规则适用于地质勘查单位、地质资料馆藏机构、油气勘探开发企业及从事地质档案管理的相关工作人员，也可供承担地质资料汇交和保管义务的单位参考。

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