GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》国家标准全文与要点

标准概况

GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》是中华人民共和国国家标准，由国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会于2016年8月29日发布，自2017年3月1日起实施，代替GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》，由国家档案局提出并归口，历次版本为GB/T 18894-2002。

标准定位

本标准规定了在公务活动中产生的、具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法，适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。电子文件已成为机关单位公务活动的主要记录形式（公文、合同、CAD图纸、照片、录音录像、邮件、网页等），电子文件能否规范归档、电子档案能否长期可靠保存，直接关系档案的真实性和可用性——本标准是我国电子文件归档与电子档案管理的基础性国家标准（与DA系列档案行业标准配套），是机关单位电子档案室建设和数字档案馆建设的技术依据。

核心概念

电子文件。 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
电子档案。 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
元数据。 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
组件。 构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流（示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等）。
"四性"。 真实性（内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致）、可靠性（内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实）、完整性（内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失）、可用性（可以被检索、呈现或理解）——电子档案管理的基本目标。

总则

电子文件归档与电子档案管理应遵循纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则；应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性；应建立严格的管理制度，明确四类部门的职责与分工：档案部门（制定归档管理制度、提出业务系统归档功能要求、负责电子档案管理系统建设与应用培训、负责归档和编目管理处置）、电子文件形成或办理部门（负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档）、信息化部门（依据标准建设业务系统电子文件归档功能、为电子档案管理提供信息化支持）、保密部门（监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理）；应执行规范的工作程序、采取必要的技术手段对全过程实行监控；应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件归档和电子档案管理。

业务系统与电子档案管理系统

业务系统电子文件归档功能。 应能按相关要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据；应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具；应能以单个流式文档集中记录电子文件拟制、办理过程中对其进行的全部修改信息；能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系；能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据；能对已收集、积累的电子文件的所有操作进行跟踪、审计。
电子档案管理系统基本功能。 管理配置功能（分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义）；电子档案管理功能（电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理）；安全管理功能（身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息）；系统管理功能；各门类纸质档案管理功能（对电子档案和纸质档案同步编目、排序、编制档号）；纸质档案数字化以及纸质档案数字副本管理功能。
档案信息化基础设施与安全管理。 配备局域网、政务网和互联网等网络基础设施；配备系统硬件、基础软件和存储、备份等设备；配备杀毒软件、防火墙等安全保障设施。安全管理：电子档案管理系统安全管理参照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》、涉密计算机信息系统分级保护等规定执行；支撑电子档案管理系统运行的网络应与互联网物理隔离，与互联网设备之间的数据传输应通过一次性写入光盘实施；严格管理专用离线存储介质及其用户、定期查杀病毒、监控非授权用户的登录与操作行为；制定并实施应急处置预案。

电子文件归档范围与收集整理

归档范围。 反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档；文书类按《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行；照片录音录像等声像类参照GB/T 11821执行；科技类按GB/T 11822、DA/T 28执行；邮件类按DA/T 32执行；网页、社交媒体类可参照执行。元数据归档范围：应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档；文书类至少包括题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据，审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等）。
收集与整理。 应齐全、完整地收集电子文件及其组件（同一业务活动形成的电子文件齐全完整；电子公文正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单齐全完整，格式要素符合GB/T 9704；CAD产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知齐全完整；声像类客观完整反映业务活动；邮件网页社交媒体类文字图像动画音视频齐全完整；以专有格式存储的不能转换为通用格式时应同时收集专用软件、技术资料、操作手册）。以公务电子邮件附件形式传输交换的电子文件应下载并收集归入业务系统或存储文件夹中。整理：以件为管理单位（也可以卷为单位），保持内在有机联系、建立电子文件与元数据的关联；应归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年；分类按DA/T 22（文书类）、GB/T 11822（科技类）等执行；按规则命名电子文件（业务系统按内置规则自动命名；单台计算机中形成的用完整准确的题名命名）。

电子文件归档与电子档案编目

归档程序与要求。 基于业务系统、电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电子文件归档登记表等主要归档程序；应清点核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量；应对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%（电子文件及其元数据形成收集归档符合制度要求、一一对应数量准确齐全完整、格式符合要求、以专有格式归档的专用软件技术资料齐全完整、加密电子文件已解密、经安全网络或专用离线存储介质传输移交、无病毒且离线存储介质无病毒无损伤可正常使用）；档案部门应将清点鉴定合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，登记归档电子文件。
归档时间与方式。 电子文件形成或办理部门应定期将已收集积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月；基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式完成归档；归档接口通常包括webservice归档接口、中间数据库归档接口、归档电子文件及其元数据的规范存储结构三种。
归档格式。 电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换；版式文件格式按DA/T 47执行，可采用PDF、PDF/A格式；电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；CAD二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档，三维矢量文件需永久保存的应转换为STEP格式归档；数据库文件以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档或转换为版式文件归档；照片类以JPG、TIF格式归档；录音类以WAV、MP3格式归档；录像类以MPG、MP4、FLV、AVI格式归档（珍贵且需永久保存的可收集归档一套MXF格式文件）；公务电子邮件以EML格式、网页社交媒体类以HTML等格式归档；专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。
编目与档号。 应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号等编目活动；对整理阶段划定的保管期限与分类结果进行审核和确认；依据排序结果编制文件级档号；采用文件级档号或唯一标识符作为要素为电子档案及其组件重命名；按DA/T 18著录规范客观准确地描述主题内容与形式特征；档号编制按DA/T 13，档号应能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案。

知识点总结

"内容+结构+背景“与”四性"的电子档案理论框架。 电子文件由内容、结构、背景三部分组成（内容——文件的信息本身；结构——内容信息的组织方式；背景——文件形成和使用的环境信息），电子档案管理的目标是保证"四性"（真实性、可靠性、完整性、可用性）——这是电子档案管理区别于传统纸质档案的核心理论：纸质文件“原件即凭证”，电子文件易复制、易修改，必须靠“内容+结构+背景+元数据”的完整捕获和“四性”控制才能保持凭证价值——"元数据是电子档案的灵魂"（描述内容背景结构及管理过程的数据，与电子文件一并归档）。
"四部门职责分工+全程集中管理"的管理架构。 总则明确四类部门职责：档案部门（制度建设、系统建设、归档编目管理处置——档案管理主体责任）、形成或办理部门（收集整理著录移交——源头质量责任）、信息化部门（业务系统归档功能建设——技术实现责任）、保密部门（涉密监督——保密责任）——"职责分工“避免电子文件归档”谁都管、谁都不管“；”纳入单位信息化建设规划“把档案要求前置到信息系统建设阶段（不是文件产生后再补救）——”全程管理"从电子文件拟制办理时就开始控制（业务系统记录全部修改信息、采集元数据）。
"业务系统自动归档"的设计思想。 本标准专设第5章对业务系统提出归档功能要求：内置分类方案和保管期限表（把档案规则嵌入业务系统）、自动命名存储（计算机文件名与元数据关联）、流式文档记录全部修改信息（草稿-定稿-修改过程完整留痕）、自动生成归档数据包、跟踪审计——"归档功能内建于业务系统"是电子文件归档的治本之策（在文件形成系统里完成归档准备，而不是事后人工整理）——这也体现了“前端控制”的档案管理思想（档案要求前移到业务系统设计阶段）。
"通用格式+离线介质+安全隔离“的长期保存策略。 电子档案长期保存的关键在”格式和介质"：归档格式要求开放、不绑定软硬件、可转换（版式文件用PDF/PDF-A、CAD用SVG/DXF/STEP、录音WAV/MP3、录像MPG/MP4等——通用格式保证未来可读）；网络与互联网物理隔离、与互联网设备数据传输通过一次性写入光盘实施（防病毒、防篡改——光盘只写一次，保证归档数据的完整性）；专用离线存储介质严格管理——"通用格式+安全介质+离线备份"共同保障电子档案长期保存和凭证效力。

适用读者

本规范适用于机关、团体、企事业单位和组织的档案部门和管理人员（电子档案室建设），信息化部门（业务系统和档案管理系统建设），公文和业务文件办理人员，档案数字化服务机构，档案行政管理单位，以及高校档案学、信息管理与信息系统专业师生。

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