HJ 8.2-2020《生态环境档案管理规范 生态环境监测》标准全文与要点

标准概况

HJ 8.2-2020《生态环境档案管理规范 生态环境监测》是中华人民共和国国家环境保护标准，为贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国环境保护法》《环境保护档案管理办法》，加强生态环境监测档案的科学管理，规范生态环境监测档案工作，发挥生态环境监测档案在各项生态环境管理中的作用而制定。标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订
该标准于2020年1月10日发布，2020年4月1日实施，由生态环境部批准并解释，代替HJ/T 8.2-94《环境保护档案管理规范 环境监测》，系第一次修订。本次修订的主要内容为：增加了术语、定义、规范性引用文件、案卷编目式样；补充完善了生态环境监测文件材料归档范围与整理方法、档案鉴定销毁程序；删除了环境监测档案的收费条款及与环境监测档案管理工作非直接相关的附录内容。

标准定位

本标准规定了生态环境监测业务工作中产生的具有保存价值的不同形式和载体的生态环境监测文件材料的形成、积累、整理、归档和生态环境监测档案的保管与鉴定、开发和利用的一般方法，适用于各级生态环境主管部门所属生态环境监测机构（部门）档案管理工作。其他（生态）环境监（检）测机构（部门）的生态环境监测档案管理可参照本标准执行。

基本要求与文件材料形成积累

生态环境监测机构（部门）的档案工作机构或档案工作负责部门负责本单位档案的集中统一管理。文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，分类整理文件材料，确保其真实有效、完整、安全、可用。
文件材料的形成和积累按照“谁承办，谁负责”的原则，根据生态环境监测工作的不同阶段，由形成材料的承办部门（承办人）负责收集整理；若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收集整理。档案部门人员应参与生态环境监测工作和活动，督促、指导、检查承办部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

文件材料的归档

归档范围包括：生态环境监测工作方案、规划（计划）、总结；生态环境监测质量保证的要求、计划和考核情况；生态环境质量监测文件材料；生态环境质量报告书、专题报告与数据；监督性监测管理文件材料；生态环境突发事件监测文件材料；各类专项监测、委托监测、咨询服务监测等文件材料；生态环境监测网络管理文件材料；生态环境监测业务软件系统文件材料；其他应归档材料。详细的归档范围和保管期限见规范性附录A。
归档要求：档案部门从真实性、准确性、规范性、系统性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面对归档工作进行指导、检查；归档的纸质文件材料应当字迹工整、数据准确、图样清晰、标识完整、手续完备；归档的电子文件（含电子数据）应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，满足长期保存的格式要求，电子文件的归档按照GB/T 18894、DA/T 38有关规定执行；归档电子文件应当和纸质文件保持一致，并与相关联的纸质档案建立检索关系，具有重要价值的电子文件应当同时转换为纸质文件归档。
归档时间：文件材料归档工作一般应于次年3月底前完成；生态环境质量报告、综合或专项环境质量分析与评价报告、专题报告及相关数据等文件材料应于工作完成后2个月内完成归档；生态环境监测业务软件系统、系统使用维护手册等在软件系统验收完毕后3个月内归档。
归档份数与手续：一般纸质文件归档1份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；电子文件可采用在线或离线方式归档，并至少储存备份2套。所有归档文件材料收集、整理完毕后，由承办部门填写归档移交清单（附录B），经档案部门审核验收、清点无误后办理移交手续，归档移交清单永久保存。

文件材料的整理

• 组卷：文件材料整理应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷成套系统；一般应按不同保管期限分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，保管期限按照卷内文件的最长保管期限确定；根据不同内容性质选择"年度-问题“”年度-区域-项目“”年度-行业-机构-项目"进行组卷。
• 排序：文件材料按产生时间或重要程度排序，文字在前、图样在后；正文在前、附件在后；正本在前、定稿（包括重要文件的历次修改稿）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。生态环境监测数据类文件材料按“项目-时间”或"时间-项目"排序。
• 编页与目录：卷内文件材料按排列顺序依次编写件号及页号，装订的案卷在有效书写内容页面的右下角编写页号，双面书写的正面在右下角、背面在左下角编号，页号均从1开始；不装订的案卷以件为单位编写页号，应逐件在每份文件首页上方空白处加盖档号章。每个案卷应编写卷内目录并填写卷内备考表，案卷编目式样见附录C。
• 分类与编号：生态环境监测档案的编号由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号构成，格式为“全宗号-目录号-分类号-案卷号”；整理时按HJ/T 7进行分类，适当控制在2至3级类目；著录按HJ/T 9有关规定执行。
• 照片档案整理：纸质照片档案一般包括照片、底片和文字说明三部分，数码照片档案一般包括照片（含EXIF信息）和文字说明两部分；对反映同一内容的若干张照片应选择具有代表性和典型性的一组（或一张）归档；照片归档的文字说明应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素；照片整理按“保管期限-年度-照片组-张号”排列；纸质照片参照GB/T 11821，数码照片参照DA/T 50。

  档案的保管与鉴定

• 保管期限分为永久、定期（定期分为30年和10年）三类，详见附录A
• 涉密档案的管理按照《中华人民共和国保守国家秘密法》执行
• 定期对室存生态环境监测档案进行鉴定，对保管期限和密级需调整的案卷进行调整
• 档案鉴定必须成立鉴定工作小组，由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）负责人、档案部门、承办部门和保密部门负责人及经办人员组成
• 经鉴定无保存价值的档案，须编制鉴定工作报告并建立档案销毁清册，一式两份，一份送上级主管部门备案，一份由本单位永久保存；待销毁档案须由鉴定工作小组成员签字后方可销毁
• 档案销毁由档案部门组织实施，由本单位档案部门及保密部门人员（2人以上）进行现场监督并在销毁清册上签字，未履行鉴定和审批手续严禁销毁
• 电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应确保从系统中彻底删除，销毁时留存元数据，电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定销毁活动
• 涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

  档案的开发和利用

  采取多种形式为利用者提供档案信息服务；建立生态环境监测档案的借阅、保管等制度，查阅、借阅、复制档案应履行借阅归还手续；利用者借阅涉密档案应按照密级履行相应借阅手续，并对所借档案负安全保密责任；已经解密或公开的档案按有关规定提供利用。

  知识点总结

  生态环境监测档案管理的技术要点可归纳为：

• 全过程规范管理：从文件材料的形成、积累、整理、归档到档案的保管、鉴定、销毁、开发利用，标准构建了监测档案全生命周期的管理制度框架，并将档案管理嵌入监测业务运行过程。
• 电子档案长期保存：对电子文件的格式、备份（至少2套）、与纸质档案的一致性和检索关系、重要电子文件纸质化归档等作出规定，引用GB/T 18894、DA/T 38等电子文件归档标准，适应了监测数据电子化的现实需要。
• 鉴定销毁程序化：档案鉴定小组组成、销毁清册编制备案、待销毁档案签字、2人以上现场监督销毁等程序规定，特别是电子档案彻底删除并留存元数据、系统自动记录的要求，保证了销毁工作的严肃性和可追溯性。
• 数据档案价值定位：归档范围将监测质量报告、各类监测数据库、自动监测站运行记录等纳入归档体系，从档案角度保障了监测数据的凭证价值和长期可利用性。

  适用读者

  本标准适用于各级生态环境主管部门所属生态环境监测机构（部门）的档案管理人员、监测业务人员，以及环境监（检）测机构、监测数据管理和信息化建设相关人员参考使用。

  文件获取

  本文件为HJ 8.2-2020国家环境保护标准文本，用户可通过生态环境部标准发布渠道、中国环境科学出版社及正规标准服务网站获取完整内容。如需查看标准原文，请下载本文件查阅全部技术细节。

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